مقاله بررسی پایگاه داده در 82 صفحه ورد قابل ویرایش 

فهرست

عنوان                                                                                                       صفحه

چکیده

مقدمه

فصل1: پایگاه داده چیست؟.............................................................................................. 1

یک مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات................................................................................................................. 1

رکوردها و فیلدها......................................................................................................................................................... 2

جداول و پایگاههای داده............................................................................................................................................. 2

دونمای Datasheet و Forms ............................................................................................................................... 3

شروع Access............................................................................................................................................................ 4

بازکردن پایگاه داده نمونه Northwind................................................................................................................... 5

پنجره Data base...................................................................................................................................................... 6

نوارهای ابزار Access............................................................................................................................................... 7

پسوند نام فلیل های Access..................................................................................................................................... 8

فکر کردن در مورد فیلدها........................................................................................................................................... 8

ویژگی Online Help............................................................................................................................................... 9

به کارگیری دستیار Office........................................................................................................................................ 9

به کارگیری کادر Ask a Question برای دریافت کمک........................................................................................ 10

استفاده از پنجره Help جهت دریافت کمک............................................................................................................. 10

استفاده از Online Help در کاردهای محاوره......................................................................................................... 12

بستن یک پایگاه داده................................................................................................................................................... 12

بستن Access............................................................................................................................................................ 12

فصل 2: ایجاد پایگاهای داده در Access.......................................................................... 13

عنوان                                                                                                       صفحه 

تولید یک پایگاه داده جدید و خالی............................................................................................................................ 13

انتخاب جدول نمونه.................................................................................................................................................... 13

انتخاب فیلدها.............................................................................................................................................................. 14

تغییر دادن نام فیلدها................................................................................................................................................... 15

تعیین کلید اولیه............................................................................................................................................................ 16

وارد کردن داده ها در جدول....................................................................................................................................... 17

تغییر پهنای ستونها....................................................................................................................................................... 19

سوئیچ کردن به نمای Design................................................................................................................................... 20

تولید ایندکس............................................................................................................................................................... 21

فصل 3 تصحیح پایگاههای داده Access.......................................................................... 24

تغییر و حذف رکوردهای یک پایگاه داده.................................................................................................................... 24

نوع داده (Data Type)............................................................................................................................................. 26

تغییر نوع داده ها.......................................................................................................................................................... 28

اضافه کردن فیلدهای جدید به یک جدول.................................................................................................................. 29

تغییر دادن ترتیب فیلدهای یک جدول........................................................................................................................ 31

ذخیره کردن یک پایگاه داده روی فلاپی دیسک......................................................................................................... 31

ذخیره کردن یک پایگاه داده Access روی دیسک................................................................................................... 32

فصل 4: کارآمد کردن پایگاههای داده............................................................................... 33 

مرتب کردن رکوردهای جدول.................................................................................................................................... 33

ذخیره کردن قواعد مرتب سازی در قالب یک معیار.................................................................................................. 35

فیلتر کردن رکوردهای یک جدول............................................................................................................................... 37

ذخیره کردن قاعده یک فیلتر در قالب یک معیار........................................................................................................ 40

عنوان                                                                                                       صفحه 

تولید یک معیار با استفاده از یک ویزارد..................................................................................................................... 41

اضافه و حذف کردن فیلدها در یک معیار................................................................................................................... 44

یافتن داده ها................................................................................................................................................................ 45

فصل 5: کار با فرمها......................................................................................................... 47

تولید فرم با استفاده از ویزارد Form......................................................................................................................... 47

گشت و گذار در نمای Form.................................................................................................................................... 50

کارکترهای جانشین در فیلترها  و معیارها................................................................................................................... 53

تولید فرمی با فیلدهای کامل........................................................................................................................................ 54

به کارگیری یک فرم جهت تولید رکوردهای جدید.................................................................................................... 55

تصحیح جانمایی و محتوای فرمها............................................................................................................................... 56

فصل 6: کار با گزارشها.................................................................................................... 63

اولین گزارش .............................................................................................................................................................. 63

ویژگی AutoReport................................................................................................................................................ 63

گزارش گروه بندی Grouped Report.................................................................................................................. 65

تصحیح گزارش............................................................................................................................................................ 69

نمای report Design .............................................................................................................................................. 70

خواص گزارشها........................................................................................................................................................... 70

قالب بندی فیلدهای یک گزارش................................................................................................................................. 71

تولید زیر مجموع برای گروه ها................................................................................................................................... 75

محاسبه مقادیر مجموع در کل گزارش........................................................................................................................ 76  

فصل 1

پایگاه داده چیست؟

یک مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات

هر پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به یک عنوان یا موضوع خاص می باشد. این مجموعه معمولاً به نحوی سازماندهی می شود که کاربر بتواند:

        ·آیتم های اطلاعاتی دلخواه خود را در آن دریابید.

        ·آیتم های جدیدی را که با آنها مواجه می شوید، به آن اضافه کنید.

پایگاههای داده الزاماً در کامپیوتر نگهداری نمی شوند. برای مثال کتابچه های آدرس و فهرستهای تلفن پایگاههای داده ای هستند که روی کاغذ ثبت شده اند  (هر چند ممکن است افراد بسیار معدودی آنها را پایگاه داده بنامند)

اما نگهداری یک پایگاه داده در کامپیوتر، باعث تسهیل و تسریع فرآیند دست کاری اطلاعات موجود در آن

می شود. برای مثال با بکارگیری یک فهرست تلفن (چاپ شده روی کاغذ) به راحتی می توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختیار داشتن نام آنها پیدا کنید. اما عکس این موضوع صادق نبوده و یافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسیار دشوار خواهد بود.

اما با استفاده از یک فهرست تلفن کامپیوتری اطلاعات فوق الذکر را با سرعت سهولت بیشتری می توان دریافت کرد. همچنین با استفاده از چنین فهرست تلفنی نام تمام افرادی که در یک خیابان بخصوص زندگی می‌کنند یا تمام افرادی که نام کوچک آنها Paul می باشد، را به راحتی پیدا کرد.

پایگاههای داده کامپیوتری انعطاف پذیر هستند. بدین معنی که روشهای بسیار متعدد و متنوعی را برای کار کردن با اطلاعات (حتی مقادیر بزرگی از اطلاعات) تدارک می بینند. نرم افزار Microsoft Access نمونه ای از سیستمهای مدیریت پایگاههای داده (برنامه هایی که امکان تولید و مدیریت پایگاههای داده در کامپیوتر را فراهم می کنند)

رکوردها و فیلدها

معمولاً اطلاعات موجود در یک پایگاه داده، به کوچک ترین اجزا تقسیم می شوند. هر یک از این اجزا در فیلد مخصوص به خود قرار می گیرد. برای مثال جهت وارد کردن نام و آدرس افراد در یک پایگاه داده کاربر،

 نمی تواند تمام اطلاعات هر فرد را در یک فیلد واحد، نظیر آنچه در زیر نشان داده شده است را وارد نماید.

بلکه به طور طبیعی هر قطعه از اطلاعات را در فیلد جداگانه ثبت می کند تا امکان تشخیص و تمیز دادن آنها از یکدیگر فراهم شود.

جداول و پایگاههای داده

به مجموعه ای از رکوردها، جدول گفته می شود. چنانچه یک پایگاه داده تنها حاوی یک جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حکم پایگاه داده خواهد بود. در این مهارت ICDL تنها با پایگاههای داده سرو کار دارد که حاوی یک جدول هستند. تنها چیزی که باید در مورد دسته ای از پایگاه داده که حاوی بیش از یک جدول هستند بدانید،‌ این است که Access امکان ایجاد آنها را فراهم می کند.

هنگامی که با هزارها یا صدها هزار رکورد سروکار دارید، بحث به کارگیری یک سیستم مدیریت پایگاههای داده پیش می آید. برای مثال چنان چه از کامپیوتر خواسته شود، تنها رکوردهایی را (از میان صدها هزار رکورد موجود در پایگاه داده) استخراج کرده و نمایش دهد که نام خانوادگی (فیلد Last Name) آنها با حرف «S» و کد پستی (فیلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز می شود، مدیریت پایگاه داده این کار را با سرعتی فراتر از حد تصور و توانایی بشر انجام می دهد.

اما سیستمهای مدیریت پایگاه داده فاقد «قوه درک مرسوم» می باشند. برای مثال، چنان چه اطلاعات را در فیلدهای صحیح وارد نکرده  باشید، سیستم مدیریت پایگاه قادر به تصحیح این اشتباه نخواهد بود.

دو نمای Forms , Datasheet

نرم افزار Access و بسیاری از سیستمهای دیگر مدیریت پایگاههای داده، امکان مشاهده و دست کاری اطلاعات را به دو روش فراهم می کنند. روش اول متضمن مشاهده و دست کاری اطلاعات در یک داده برگ (نمای Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست کاری اطلاعات در فرمهای

(نمای Forms) می باشد.

در نمای Datasheet می توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (یک ستون برای هر فیلد) و ردیفها (یک ردیف برای هر رکورد) مشاهده کرد. ظاهر پایگاههای داده در این نما همانند صفحات گسترده تصویر زیر یک پایگاه داده نمونه را در نمای Datasheet نشان می دهد.

نمونه ای از نمای Datasheet که امکان مشاهده هم زمان رکوردهای متعدد را فراهم می کند

اما نمای Forme  در هر لحظه تمام یا بخش منتخبی از اطلاعات یک رکورد واحد را نشان می دهد. نمای Forme می تواند با فرمتی نمایش یابد که موجب تسهیل در خواندن اطلاعات پایگاه داده گردد. می توانید یک فرم را به روشی سازماندهی کنید که مانند یک فرم کاغذی، فیلدها را در موقعیتهای مناسب و دلخواه شما به نمایش درآورد. یک روش مناسب برای فراگیری بیشتر در مورد پایگاههای داده کامپیوتری، بررسی چند نمونه ای از این پایگاههای داده و گشت و گذار در آنها می باشد. نرم افزار Access دارای سه پایگاه داده نمونه به نامهای Solution , Orders , Northwind خواهیم پرداخت؛ اما قبل از این کار لازم است برنامه Access را شروع  کرد.

شروع Access

به منظور شروع برنامه Access به یکی از این دو روش عمل کنید:

روی آیکون Microsoft Access دابل کلیک کنید.

تعیین یک کلید اولیه

1- در دومین صفحه Table که در آن نام  جدول جدید را مشخص کردید، گزینه No, I’ll set the primary key  را انتخاب کرده و روی دکمه Next کلیک کنید.

2- در پاسخ به سؤال  « ؟ What field will hold data that is unipue for each record»  به معنی «کدام فیلد حاوی داده خواهد بود که مقدار آن در هر رکورد منحصر به فرد می باشد؟» گزینه Number را انتخاب کنید (البته این گزینه از قبل به  عنوان گزینه پیش فرض انتخاب شده است).  در پاسخ به سؤال :

«؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزینه : 
Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نمایید.

3- روی دکمه Next کلیک کنید.

4- سپس Access از شما می پرسد، در ادامه مایلید چه کاری انجام دهید: تصحیح طرح جدول،‌ وارد کردن مستقیم داده ها در جدول، یا وارد کردن داده ها در جدول با استفاده از ویزارد فرم؟

جدولی که حاوی هیچ داده ای نباشد، کاملاً بی ارزش است؛ بنابراین اگر مایلید داده های دلخواه خود را به طور مستقیم و بدون فوت وقت در جدول وارد کنید، گزینه Enter data directly into the table را برگزینید.

5- روی دکمه Finish کلیک کنید.

6- وارد کردن داده ها در جدول

هنگام نمایش که یک جدول تولید می کنید، Access آن را ابتدا در نمای Datasheet نمایش می دهد. محتویات جدول جدید در نمای Datasheet به قرار زیر می باشند:

        ·عنوان ستونها در ناحیه فوقانی جدول که معادل با نام فیلدهای آن می با شد.

        ·فقط یک ردیف خالی در زیر عنوان ستونها

با کلیک کردن داخل هر یک از فیلدهای جدول، می توانید داده های دلخواه خود را در فیلد مزبور وارد کنید. برای انتقال از هر فیلد به فیلد بعدی نیز باید از کلید Tab و یا کلیدهای جهتی استفاده نمایید. البته یک استثنا در این مورد وجود دارد. فیلد  Number (کلید اولیه شما) به طور خودکار توسط Access تعیین می شود (نمی توانید عدد جدیدی را در این فیلد وارد کرده و یا عدد موجود را تغییر دهید)

بلافاصله پس از اینکه وارد کردن داده ها در یک رکورد جدید را شروع می کنید، یک سطر جدید در زیر سطر مربوط به رکورد مزبور ایجاد می شود؛ بنابراین هیچ نگرانی در مورد ایجاد رکوردهای جدید وجود ندارد. در واقع همواره یک رکورد خالی در انتهای جدول شما وجود دارد که می توانید اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد کنید.

وارد کردن داده ها در جدول شما

1- جزئیات مربوط به تعدادی از نماها را در فیلدهای nama . Size , Migratory? Color , Name از جدول  namaوارد کنید.

در این مرحله ممکن است پهنای برخی از فیلدها کوچک تر از آن باشند که امکان نمایش یافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. که در مراحل بعد خواهید آموخت.  اما در مورد فیلدهای Migratory? ، اگر این فیلدها حاوی کادر کنترل باشند، برای نشان دادن فروش یک آپارتمان کافی است روی کادر کنترل مربوطه کلیک نمایید. اما چنان چه فیلدهای Migratory? حاوی کلمه «No» (به جای کادر کنترل) باشند، برای نشان دادن ویژگی برای فروش یک آپارتمان باید کلمه «Yes» را به جای کلمه «No» تایپ نمایید.

2- جدول خود را با کلیک کردن روی دکمه Close پایینی، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول

(نه پنجره Access ) ببندید. به این ترتیب Access طی پیغامی نظر شما را در مورد ذخیره کردن تغییرات اعمال شده در جانمایی جدول جویا می شود. در پاسخ به این پیغام روی دکمه Yes کلیک کنید.

3- به این ترتیب Access شما را به پنجره Database باز می گرداند.

اکنون نحوه تولید یک جدول در Access و چگونگی وارد کردن داده های یک جدول از طریق نمای Datasheet را می دانید.