گزارش کارآموزی بررسی کاربرد برنامه ACCESS در شرکت توسعه اندیشه آریا  
 

مقدمه :

این شرکت ،  شرکت توسعه اندیشه آریا می‌باشد که تعمیر خودرو در آن انجام می‌شود بدین صورت است که دراین شرکت خودرو وارد تعمیرگاه شده و افراد معایب خود را به اپراتور مربوطه اعلام می‌کند و اپراتور نیز آنها را در کامپیوتر ثبت نموده و یک شمارة پذیرش به دارندة خودرو می‌دهد. حال اپراتور براساس معایب درج شده خود را به یکی از سالن‌های تعمیراتی می‌فرستد تا تعمیرات در آن سالن روی خودرو انجام شود. حین تعمیرات روی خودرو، تعمیرکار قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز جهت تعمیر را از انبار درخواست نموده ودریافت می‌نماید.  بعد از اتمام تعمیرات خودرو به قسمت حسابداری فرستاده می‌شود و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتری دریافت می‌گردد و بعد از دریافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعمیرگاه صادر می‌شود.

که ما در این شرکت بیشتر کارمان ساخت جداول به کمک ACCESS و ایجاد بانک اطلاعاتی برای ثبت اطلاعات موجود در شرکت می‌باشد.

مفهوم بانک اطلاعاتی

تعریف بانک اطلاعاتی

از بانک اطلاعاتی تعاریف ارائه شده است که تعریف زیر را از همه جامع ترین به نظر می‌رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده‌ها حاصل می‌گردند.موسسات و سازمان‌ها معمولاً سیستم های اطلاعاتی، خود را به دو صورت تشکیل داده از آن‌ها استفاده می‌کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده: در این روش داده‌های در فایل های جداگانه قررا می‌گیرند و برای استفاده از داده‌های موجود در آن فایل، سیستم‌های جداگانه طراحی می‌شوند. به این نوع سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم پردازش فایل‌ها می‌گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی: در این روش موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در چنین سیستمی کاربر می‌تواند بدون سردگمی وبا صرف وقتی اندک، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده‌های موجود در مجتمع اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان‌ها سعی می‌کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند.

برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده به مثال زیر دقت شود.

مثال: موسسه‌ای داده‌های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه،‌ تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه برای آن‌ها نوشته است. کار سیستم حقوق،‌ محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده‌های موجود در فایل‌ حقوق، کار سیستم بیمه پردازش داده‌های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده‌های موجود در فایل های تنبیه و شویق می‌باشد. هر یک از این سیستم‌ها می‌توانند خروجی مناسبی را تولید کنند. اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه که در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.

پنجره اکسس

به هر طریقی که اکسس را راه‌اندازی کنید، اجزای تشکیل دهنده این پنجره عبارت انداز:

1.     دکمه بستن همانند هر پنجره ویندوز برای بستن پنجره مورد استفاده قرار می‌‌گیرد.

2.     دکمه کمینه این دکمه اندازه پنجره را به حداقل اندازه ممکن تبدیل می‌نماید.

3. دکمه بیشینه این دکمه اندازه پنجره را به بزرگترن اندازه ممکن تغییر می‌دهد.

4.   نوار عنوان نام Microsoft Access و دکمه‌ها بستن، کمینه و پیشینه در این نوار قرار می‌گیرد

5. نوار منو  حاوی منوهایی است که هر کدام گزینه‌های مختلفی دارند و درجای مناسبی به شرح آن‌ها خواهیم پرداخت.

6. نوار ابزار حاوی ابزارهایی است که برای کارکردن با بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

طراحی بانک اطلاعاتی

اطلاعات در سیستم بانک اطلاعاتی رابطه‌ای بین چند جدول توزیع می شود تا ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات بهینه شود. جدول‌ها به فیلدهای مشترکی ارتباط داده می شوند. به طوری که اطلاعات می‌توانند به شیوه‌های موثری استخراج و نمایش داده شوند. اگر بانک اطلاعاتی خوب طراحی شده باشد می‌تواند ابزار مهمی برای مدیریت بر اطلاعات شخصی یا تجاری باشد، ولی اگر طراحی آن به خوبی انجام نشود، ارزشی نخواهد داشت. هر چه وقت بیشتری در طراحی و تحلیل داده‌ها صورت گیرد،‌ نتیجه بهتری به دست می‌آید. وقتی طراحی کامل و مرور شد، به راحتی می‌توان بانک اطلاعاتی را ایجاد کرد.

فرایند طراحی،  با  تحلیل کارهایی شروع می شود که برای بانک اطلاعاتی مورد نیاز است. اول باید مشخص کنید که سیستم چه کاری را باید انجام دهد. با کاربران مصاحبه کنید تا به خواسته‌های آن‌ها پی ببرید. توجه داشته باشید که فرآیند طراحی یک فرایند تکراری است.  وقتی کاربران می‌خواهند از سیستم جدید استفاده کنند، راجع به ویژگی‌های آن فکر می‌کنند، مثل فرم ورود داده‌ها،‌ تقاضای ویژه،‌و فیلدهای محاسباتی.

از طرفی دیگر، طراحی باید جایی خاتمه یابد و توسعه بانک اطلاعاتی شروع شود. در این صورت خواسته‌های دیگر سیستم را می‌توانید در نسخ بعدی سیستم منظور کنید. فرایند طراحی بانک اطلاعاتی را می‌توان در هشت مرحله انجام داد که هر مرحله هدف خاصی را دنبال می‌کند:

ایجاد جدول با استفاده از Table Wizard

Table Wizard عضوی از خانواده وایزردهای اکسس است که برای صرفه جویی در زمان   ایجاد جدول به کار می رود. برای ایجاد ساختار جدول مراحل زیر را  انجام دهید:

1. دکمه Tables را در کادر محاوره Database کلیک کنید. سپس گزینه Cerate Table by Using Wizard را انتخاب کنید.

2. دکمه Design را کلیک کنید تا کادر محاوره Table Wizard ظاهر گردد.

3. در کادر محاوره Table Wizard یکی از گزینه‌های Bussiness یا Personal را انتخاب کنید. این انتخاب ها گروه جداول را تعیین می‌کند. گروه Bussiness را انتخاب کنید.

4. در بخش Sample Tables ، جدول مورد  نظر را انتخاب کنید. به عنوان مثال، جدول Customers را انتخاب نمایید.

فهرست مطالب

عنوان ................................................................................................................... صفحه

مقدمه .................................................................................................................... 1

مفهوم بانک اطلاعاتی

-         تعریف بانک اطلاعاتی ..................................................................................... 2

-         مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی ................................................................... 4

-         معایب استفاده از بانک اطلاعاتی .................................................................... 4

انواع بانک های اطلاعاتی

-         بانک اطلاعات هرمی ....................................................................................... 6

-         بانک اطلاعاتی شبکه ای .................................................................................. 6

-         بانک اطلاعاتی رابطه ای ................................................................................. 6

نرمال سازی چیست؟ .......................................................................................... 7

اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس

-         تعریف رکورد و فیلد ...................................................................................... 8

-         مشخصات فیلدها ............................................................................................ 9

-         تعیین اندازه فیلدها........................................................................................... 13

-         جدول .............................................................................................................. 14

-         عملگرها در اکسس ......................................................................................... 15

-         پنجره اکسس .................................................................................................. 17

-         طراحی بانک اطلاعاتی .................................................................................... 17

ایجاد و تغییر در جدول

ایجاد جدول ....................................................................................................... 19

-         ذخیره کردن ساختار جدول ........................................................................... 28

-         تغییر ساختار جدول ایجاد شده ..................................................................... 31

-         ایجاد فیلد کلید در جدول ................................................................................ 33

-         ایجاد فیلد کلید اصلی با نوع Autonumber....................................................... 35

-         ایجاد جدول با استفاده از Table wizard.......................................................... 36